Réussir les premières embauches

C’est une deuxième job à temps plein.

Embaucher quelqu’un pour atteindre vos objectifs vous semblait simple.

N’ayez pas peur de booster votre banque d’heure prévue pour tout le process. Prévoyez plus de 60 heures. Ou plus ou moins 4 semaines à temps partiel pour l’ensemble du processus préembauche.

Surpris ?

Pour te rendre tout ça plus simple, on t’invite à suivre les 9 étapes suivantes.

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Regardez plus loin que le bout de votre nez.

Avec la pénurie de main-d’œuvre, essayez de prévoir quels seront vos besoins.

Pas vos besoins urgents. Vos besoins dans 3 ou 6 mois.

Parce que oui, ça peut prendre du temps avant d’obtenir une candidature sur le sens du monde.

Non seulement il faut se minder qu’il y aura un gap entre vos besoins et les candidatures que vous recevrez. Mais, il faut aussi se préparer à ce qu’il y ait un délai entre le temps que vous pensez que ça va prendre, et celui que ça prendra réellement.

Aujourd’hui, on ne parle plus en semaines, mais en mois. Les délais sont très élevés. On vise généralement entre 6 à 8 semaines, mais dans certains cas ça peut s’étirer jusqu’à un an.

Les devs et les designers sont les plus difficiles à trouver.

Notre conseil : soyez proactifs.

Anticipez la surcharge de travail ou le manque d’expertise.

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Vous n’avez pas le choix d’offrir plus que le salaire.

Le marché est tellement compétitif !

Comme le conseille Josh Bersin dans son podcast, pensez à ce que vous pouvez offrir de plus. Au-delà du salaire. Surtout parce qu’au début, en termes de salaire, vous n’avez pas tant d’argent que ça. Il faut donc être plus créatif et penser honnêtement à ce qui vous rend intéressant. Au fond, c’est une game de séduction.

Dans certains cas, si la différence de salaire est grande entre ce que vous offrez et le marché, c’est possible que vos premiers employés vous demandent des parts de votre entreprise.Le plus simple pour vous, ça demeure les avantages qui ne coûtent rien, mais qui demandent un bon lien de confiance entre votre employé et vous.

Au moment d’évaluer votre budget pour cette première embauche, prenez en considération les éléments ci-dessous.

Le salaire

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Dans un cas comme dans l’autre, en terme salarial, on parle d’une moyenne d’environ 70 000 $ à 90 000 $. Comme on vous le mentionnait dans notre article précédent, ça peut être bright de se tourner vers une agence puisque ça représente moins de risques financiers.

Si ce que vous cherchez correspond à d’autres profils, vous faites aussi face à la pénurie de main-d’œuvre. Mais, en mode un peu moins gladiateur. On vous conseille de vérifier si le montant que vous pensez attribuer au salaire correspond au marché ou non. C’est une simple question d’ajuster minimalement votre budget — et surtout vos attentes.

Gardez en tête que si vous échappez votre grille salariale sur votre bureau, ça ne doit pas être gênant. Soyez cohérents dans vos calculs et dans l’attribution de vos salaires quand votre équipe grossit.

Side note

Pour mettre en place un système de paie, outsourcez. C’est rare qu’on vous dise de faire ça. Mais, à moins d’être vous-mêmes comptables, c’est ce qu’on vous conseille.

On pense que ce sera plus rentable de déléguer cette job à un pro.

Selon nous, vous promener d’un formulaire à l’autre et vous assurer d’être légalement conforme aux réglementations vous coûtera plus cher en temps et en argent. On le pense vraiment.

Si vous êtes quand même intéressés de savoir comment procéder, on vous a préparé une liste des éléments à prendre en compte. Cette ressource est aussi pas mal.

LA LISTE

Au Québec et au Canada.

Les cotisations à payer (basé sur le salaire de votre employé):

• le Régime des rentes du Québec (RRQ)
• la Prime d’assurance-emploi (AE)
• le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP)
• le Fonds de Service de Santé

Les déductions ou sommes retenue sur la rémunération versée à votre employé :

• le Régime des rentes du Québec (RRQ)
• la Prestation d’assurance-emploi (AE)
• le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP)
• l’impôt provincial par période
• l’impôt fédéral par période

Tant qu’à parler des salaires, on vous a fait une checklist — téléchargeable — des démarches administratives qu’il faut suivre pour mettre en place le salaire.

LA CHECKLIST

• Créer un compte Agence de revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec (RQ)
• Obtenir un numéro d’entreprise — si ce n’est pas déjà fait (ARC)
• Ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie (ARC)
• S’inscrire à la CNESST
• Gérer la paie
• Mettre en place d’un système d’émission des bulletins de paie
• Fournir une déclaration des salaires (CNESST)
• Produire les relevés et feuillets de renseignements au provincial et au fédéral

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LES AUTRES CHARGES

Il a aussi les autres charges. Celles qui sont un plus. Qui améliore la qualité de vie professionnelle de votre employé. Des exemples ? L’accès à des services de psychologie. L’abonnement aux transports en commun. Un crédit pour aller au gym. L’accès à des formations de perfectionnement. Le lunch une fois par semaine. Du gear. L’équipement de travail : ordinateur, clavier, souris et cie. Une retraite annuelle au chalet. Une activité de camping, de rafting…

Vous comprenez l’idée.

C’est ce que vous décidez d’offrir à vos employés pour leur montrer que vous avez à cœur leur bien-être et leur épanouissement. Tant professionnel que personnel. C’est aussi ce qui permet de créer un attachement émotionnel à votre startup.

Tout ça, ça a un coût et c’est important de l’inclure dans votre calcul.

LES ACTIONS (OU L’ACCÈS AU CAPITAL)

Ça ne remplace pas le salaire.

Rares sont les employés qui vont être all in pour l’accès au capital.

L’option hybride est définitivement plus attrayante. En échange d’un salaire un peu moins élevé que sur le marché, vous offrez un pourcentage des parts de votre startup. Ça permet de sécuriser vos employés si vous n’avez pas de cash.

Sur le long terme, ça peut être avantageux, parce que ça stimule l’engagement de vos employés dans votre startup : ils se sentent plus liés au succès de la business.

L’autre avantage, c’est que c’est un chiffre qui représente une valeur monétaire future. Dans l’immédiat, ce n’est pas une dépense à proprement parler.

Gardez simplement en tête que ça prend une équité interne quand vient le temps de dispatcher vos parts. Votre structure doit être cohérente et doit vous permettre d’ajuster ce que vous offre à vos « anciens ».

LA DIFFUSION

La majeure partie des plateformes d’embauche ne permettent pas la mise en ligne de vos offres d’emplois gratuitement.

Que ce soit sur LinkedIn, Indeed, name it, pour que votre offre soit vue, il faut débourser entre 200 $ et 1000 $. Dans la majeure partie des cas, vous vous en sortez très bien avec un montant en dessous de 500 $.

Pour vous donner une meilleure idée, voici ce que ça donne pour un mois de diffusion, avec le montant minimal permis :

• LinkedIn : ± 390 $
• Indeed : ± 305$
• Glassdoor : ± 250$
• Jobrapido : ± 205 $
• Monster : ± 905$
• Espresso Job (dev, marketing & web) : ± 249 $
• Infopresse (marketing) : ± 299 $
• Le Grenier aux emplois (communications) : ± 299 $

N’oubliez pas de comptabiliser les montants qui seront dépensés pour votre marketing, notamment vos ads pour booster vos publications sur les plateformes sociales comme Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn et pourquoi pas TikTok.

LE TEMPS

Vous comptabilisez soit votre temps, soit celui d’un membre de votre équipe.

Celui qui est alloué aux préparatifs de l’embauche, l’onboarding et l’encadrement.

Ça équivaut à son salaire additionné à la perte de ce que cet employé aurait pu vous rapporter en termes de revenus s’il avait continué à accomplir son travail normalement.

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On vous a fait peur avec nos 60 heures allouées au recrutement ? À ce point-ci, vous vous demandez si ce n’est pas plus simple de passer par une agence de recrutement?

On a envie de vous répondre par une autre question : à part l’impression d’être overwelmed, qu’est-ce qui justifierait ces services ?

Premièrement, c’est assez coûteux. Trop pour vos besoins. On parle de plus ou moins 12 000 $ par poste affiché. Attention aussi à la contingence payée au succès.

Deuxièmement, on a des experts dans notre réseau.

Autour d’un café, ils peuvent vous aider à valider votre plan d’embauche et la planification de votre onboarding sur les 6 prochains mois.

Ça, ça veut dire que vous pouvez vous assurer que votre projet de recrutement est réaliste, qu’il répond à un réel besoin, et que votre budget a du sens. Ça vous coûtera juste un courriel à notre team et un café.

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Pensez à celles et ceux qui liront votre offre.

RÉDACTION

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• horaire flexible ;
• mobilité géographique ;
• nombre d’heures par semaine ;
• possibilités d’avancer ;
• inclusion dans les décisions ;
• proximité / accessibilité des patrons ;
• balance entre vie professionnelle et personnelle.

À l’écrit, vantez vos valeurs. Mettez de l’avant le futur excitant de votre startup. Misez sur l’importance du rôle que jouera votre futur employé au sein de votre équipe.

Pour réussir à se démarquer des autres startups et des business établies à l’international, il faut avoir un positionnement fort. Pensez donc à travailler un peu votre image de marque à l’avance.

AFFICHAGE

On vous a déjà donné un éventail assez large de plateformes web sur lesquelles vous pouvez afficher votre offre d’emploi. Gratuite ou payante ?

Une combinaison des deux est souhaitable. Le plus important, c’est d’afficher là où iront chercher vos candidats potentiels.

Justement, voici une liste détaillée des plateformes d’embauche populaires au Canada.

DIFFUSION

Comme on l’a déjà dit, vous devez vous vendre comme employeur.

Maintenant que la description du poste est prête et qu’elle est en ligne, vous devez faire savoir que vous êtes en mode recrutement.

Signalez aux candidats potentiels qui sont out there que c’est avec vous qu’ils ont envie de poursuivre leur carrière.

Une stratégie intéressante en cette ère où l’employé est roi, c’est d’opter pour l’inbound recruiting. L’idée, c’est de faire miroiter votre emploi aux yeux des candidats potentiels pour leur donner envie de consulter votre site, envisager le poste qui est offert, et les pousser à candidater.

Ça passe évidemment par une stratégie de recrutement — surtout — sur les médias sociaux, mais pas que : ads ciblées, post organique, commentaires dans les communautés établies sur Slack et Reddit, optimisation SEO, SEM. L’idée c’est de couvrir le terrain à 360 degrés.

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C’est comme chercher une aiguille dans une botte de foin.

La bonne vieille méthode de handpick vos candidats reste aussi pertinente, même si elle demande un peu plus de proactivité.

L’idée c’est de demander autour de vous s’il y a des gens que vous connaissez qui connaissent quelqu’un qui connaît quelqu’un. Les coups de cœur pour de nouveaux employés proviennent souvent des références qui viennent autour de vous.

Après ça, vous pouvez aussi vous promener sur LinkedIn. Faites des recherches par filtres pour identifier des candidats potentiels selon le type d’emplois et l’industrie :

dans l’onglet Réseau → Relations → Chercher avec des filtres. De cette façon, vous pouvez voir les profils de candidats triés en fonction du poste que vous cherchez, du territoire sur lequel vous vous situez, etc. Les possibilités sont assez grandes.

Par contre, pour rejoindre par InMails les candidats qui ne font pas partie de vos contacts, vous devez être inscrit à un compte premium.

Si vous comptez faire plus d’une embauche dans les mois à venir, ça peut être pertinent d’opter pour un compte recruteur.

Maintenant que vous avez spotted des candidats intéressants, c’est le temps de les contacter.

Adoptez un ton informel : ça correspond davantage à l’approche startup.

« On sait qu’on est probablement la 100e personne à t’écrire à cause de ton profil… »

Encore une fois, n’hésitez pas à mentionner ce qui vous distingue. Donnez un aperçu de ce que vous avez à offrir.

Gardez le processus d’embauche simple et humain.

Permettez aux candidats d’appliquer facilement.

Donnez-leur la possibilité de vous indiquer leurs disponibilités et de choisir le moment de l’entrevue.

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Plutôt que de se penser bon et d’improviser.

Ça fait deux semaines que votre poste est affiché. Vous avez diffusé votre offre d’emploi et fait parallèlement plusieurs démarches one-on-one.

Vous faites partie des chanceux. Vous avez reçu une dizaine de candidatures intéressantes.

Il est maintenant temps de préparer les entrevues.

L’essentiel, c’est de bien connaître les candidats que vous avez convoqués. L’idée ce n’est pas juste de consulter leur CV, mais aussi leurs activités sur LinkedIn, les projets qu’ils ont réalisés, et les entreprises pour lesquelles ils ont travaillé. Allez aussi chercher du feedback des personnes qui connaissent votre candidat.

Évidemment, vous devez aussi préparer les questions que vous poserez, réfléchir aux mises en situation auxquelles vous les exposerez, et concevoir les exercices ou mandats fictifs — si c’est nécessaire.

Après, il vous reste à réserver dans votre horaire des moments spécifiques aux entretiens.

Et vous préparer à toutes questions éventuelles liées à votre startup.

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On vous suggère de scinder le processus en deux. Faites une première entrevue pour évaluer tout ce qui est lié aux qualités humaines de votre candidat. Faites ensuite une deuxième entrevue pour mesurer ses compétences techniques. À ça, vous pouvez ajouter un test technique que vous aurez déjà préparé grâce à nos conseils de la section précédente.

Overall, n’oubliez pas de rendre l’expérience de vos candidats agréable :

• Arrivez à l’heure
• Faites visiter votre lieu de travail
• Parlez de la mission de l’entreprise et de sa structure
• Mentionnez les bénéfices offerts avec le poste
• Accordez du temps aux questions
• Remerciez vos candidats pour leur temps

Pendant les entrevues, ne notez pas juste les réponses de vos candidats, inscrivez aussi votre feeling global. Sur papier, vous pouvez avoir un candidat idéal, mais en pratique ce n’est pas toujours le cas. L’instinct apporte un degré d’information qu’il faut prendre en compte. Faites-vous confiance.

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Prenez pas 36 détours, faites un move.

Ça y est, vous avez commencé à passer les premiers candidats en entrevue.

Vous avez eu un coup de cœur hier pour l’une des candidatures.

Prenez 24 à 48 heures pour peser les pour et les contres, mais pas plus. Un bon candidat postule souvent à plusieurs emplois à la fois. Ce n’est donc pas impossible qu’une autre entreprise lui ait déjà fait une offre.

Vous êtes sûr de votre coup.

Appelez votre candidat.

C’est la meilleure façon de lui communiquer votre enthousiasme et de lui expliquer les raisons de votre décision. Faites en sorte qu’il sache ce qui le distingue des autres candidats.

Expliquez de nouveau les attentes et les objectifs de cette embauche ; indiquez le salaire et les avantages principaux qui lui sont offerts ; demandez ce qu’il pense de votre offre et s’il est toujours intéressé. S’il demande du temps pour réfléchir, faites en sorte de fixer une date limite.

Sinon, entendez-vous sur une date d’entrée en fonction. Laissez de la place pour la discussion et les questions. Finalement, confirmez le tout par écrit, dans un courriel détaillé — idéalement préparé à l’avance.

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En amont, pour que tout se passe fluidement, allez vous procurer le matériel dont votre employé aura besoin pour accomplir ses tâches. Créez un courriel professionnel. Préparez-lui ses accès aux différents logiciels. Etc.

Préparez-lui un calendrier détaillé des tâches à accomplir lors de ses premières semaines. Et, prévoyez déjà des rencontres quotidiennes pour faire des suivis étroits. Ça évitera qu’il ne soit bloqué dans la réalisation de son travail. Ça évitera aussi que vous le laissiez à lui-même.

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C’est l’élément clé de la rétention.

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Vous l’aurez compris, une embauche ne s’improvise pas. Aujourd’hui, impossible de s’attendre à avoir un nouvel employé assis dans la chaise à côté de la vôtre en claquant simplement des doigts.

Ça prend de la planification.

Déjà en évaluant vos besoins et vos ressources financières, ça vous éclaire un peu sur le réalisme du projet. Après avoir conclu que c’était vraiment nécessaire et possible, lancez-vous. Vous êtes prêts à concrétiser votre embauche : rédaction, diffusion, démarchage, marketing, entrevue, onboarding.

Si avant de produire votre offre d’emploi, vous vous demandez encore quel genre de profil engager, allez l’article précédant.

Vous vous sentez prêt pour la prochaine étape ? Dans le prochain article, on vous explique comment retenir votre employé après qu’il ait rejoint votre équipe.